Abrechnung der Vorstellungskosten

Die Mustervereinbarung enthält ein Formular, mit dem der Bewerber seine Vorstellungskosten abrechnen soll. 

Eine Bewerbung ist ein Angebot, mit dem der Bewerber den Adressaten davon überzeugen will, dass er sich für eine bestimmte Aufgabe eignet. Am häufigsten sind an ein Unternehmen gerichtete Bewerbungen um einen Arbeitsplatz, ein Praktikum oder eine andere Stelle. Bewerbungen sind häufig die Reaktion auf eine Stellenausschreibung oder -anzeige, in der die Aufgabe und die Anforderungen an den künftigen Mitarbeiter beschrieben sind. 

Mit einer sog. Initiativbewerbung hingegen macht der Bewerber den ersten Schritt, weil er eine offene Stelle vermutet oder weil er einer Stellenausschreibung zuvorkommen will. Auf Initiativbewerbungen braucht der Arbeitgeber nicht zu reagieren. Meldet sich der Bewerber innerhalb angemessener Frist nicht, können die Unterlagen vernichtet werden. Anderes gilt bei Bewerbungen, zu denen der Arbeitgeber - etwa über ein Inserat in der Zeitung oder bei der Agentur für Arbeit - aufgefordert hat. 

Der Arbeitgeber muss dann sämtliche Unterlagen nach Abschluss des erfolglosen Bewerbungsverfahrens auf seine Kosten an den Bewerber zurückschicken. In der Zwischenzeit muss er die Unterlagen sorgfältig aufbewahren. Für Beschädigungen oder Verlust muss der Arbeitgeber haften. Zu den Bewerbungsunterlagen zählen regelmäßig das Bewerbungsanschreiben, der Lebenslauf, Arbeitszeugnisse, Schul- oder Hochschulbescheinigungen, Ausbildungsnachweise, Referenzen usw. 

Die Vorstellungskosten muss grundsätzlich der Bewerber tragen. Liegt Arbeitslosigkeit vor oder droht diese, können Bewerbungskosten auch durch die Bundesagentur für Arbeit getragen werden (§ 44 Drittes Sozialgesetzbuch, SGB III). Hat der Arbeitgeber den Bewerber dagegen zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen, muss der Arbeitgeber die angemessenen Kosten für die An- und Abreise zahlen, §§ 662 bis 676 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Der Arbeitgeber kann allerdings auch in der Einladung darauf hinweisen, dass er diese Kosten nicht tragen wird. 

Welche Vorstellungskosten sind nun aber konkret erstattungsfähig? In erster Linie gehören hierzu 

die Kosten für die Reise, die in aller Regel nicht den Flug, sondern die Kosten für eine Bahnfahrt der 2. Klasse und ggf. die Kosten für ein Taxi umfassen 

die Kosten für eine am Ort des Vorstellungsgesprächs nötige Unterkunft und Verpflegung (Tagegeld nach steuerlichen Sätzen) 

Eine Abgeltung für einen vom Bewerber genommenen Urlaubstag muss dagegen nicht gezahlt werden. 

Als Tagegeld können bei einer Dauer ab 8 Stunden 12 Euro und bei einer Dauer von mehr als 24 Stunden 24 Euro geltend gemacht werden. Bei Benutzung eines privaten Pkw, dessen Nutzungskosten ersetzt werden, wenn der Bewerber nach verständigem Ermessen damit rechnen konnte, dass der Arbeitgeber diese und nicht nur die Kosten öffentlicher Verkehrsmittel ersetzt, kann der steuerrechtliche pauschale Kilometersatz angesetzt werden. 

Bitte beachten Sie, dass nach der DSGVO Informationspflichten (Art. 13 DSGVO) und ggf. Einwilligungen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) erforderlich sein können. Information und Einwilligung sind nicht Bestandteil dieser Vorlage; ein Informationsschreiben kann separat erstellt werden.